La teoria della gestione dei cicli nasce dal presupposto che l’essere umano (noi) considera la vita come un insieme di eventi, separati e indipendenti tra loro. Ogni singolo evento si realizza con la seguente sequenza: Inizio – Sviluppo – Fine
Se pensiamo alla moltitudine di eventi disseminati lungo la nostra esistenza, da quelli più piccoli e insignificanti a quelli che hanno impatti fondamentali, realizziamo che ognuno obbedisce, in ultima analisi alla forma ciclica descritta:
È da notare che:
• Ogni ciclo può essere, a sua volta, parte di uno o più altri cicli di livello superiore.
• I diversi cicli possono essere gestiti in parallelo, ma a costo di maggiore impegno ed energia
• Di solito dedichiamo più impegno e attenzione alla parte centrale del ciclo (lo sviluppo), mentre anche le fasi di inizio e di fine rivestono molta importanza.
La nostra capacità di gestire contemporaneamente più cicli è frenata dalla disponbilità limitata delle seguenti risorse necessarie per la gestione:
• Tempo
• Competenze
• Denaro
• Energie
• Attenzione
Il consumo eccessivo di risorse limitate condiziona le nostre performance, così come un computer con la memoria al limite della saturazione diventa più lento e meno performante. Così quando diciamo che siamo afflitti da “tanti pensieri” potrebbe significare che abbiamo troppi cicli aperti.
Gestire meglio i cicli significa:
• Evitare di lasciare attività incomplete
• Evitare di lasciare domande in attesa di risposta
• Limitare gli elementi di distrazione che interrompono i cicli (ad es. le device digitali)
Gestire meglio i cicli apporta i seguenti benefici a noi stessi:
• Aumento della capacità di individuare le nostre priorità
• Aumento dell’efficacia nel raggiungere gli obiettivi
• Diminuzione dello stress associato alla sensazione di non avere il controllo delle cose
• Ottenere soddisfazione e consapevolezza di “essere capace” quando realizziamo che le nostre azioni generano un risultato positivo.
• Migliorare lo sviluppo della presenza mentale, perché gestire i cicli ci libera la mente e la memoria e ci permette di essere più “sul pezzo”.
Andiamo ora a capire come la gestione dei cicli ha a che fare con la pratica del coaching.
Gestire meglio i cicli nel coaching apporta i seguenti benefici ai nostri partner:
• Capire come il Coachee gestisce i suoi cicli è una modalità di osservazione che ci permette di raccogliere informazioni importanti
o Il partner apre e chiude i suoi cicli?
o Cosa fa per gestirli?
o Quanti ne apre?
o È capace di chiuderli?
• I cicli ci offrono uno strumento e una modalità di gestione delle fasi di una sessione di Coaching
• I cicli sono strumento da offrire al partner per rafforzarlo sul tema organizzativo e aumentare la sua autostima.
La gestione dei cicli come modalità organizzativa
Gestire la propira vita e la propria attività lavorativa in modo più efficiente/efficace significa porre attnzione ai cicli lasciati aperti.
Quindi, prima di iniziare un’attività e aprire un nuovo ciclo è utile porsi le seguenti domande per capire se ha senso farlo e quando farlo:
• Per quale motivo devo aprire il nuovo ciclo?
• Cosa voglio ottenere aprendo il nuovo ciclo?
• Quali e quante risorse serviranno? Es. tempo, attenzione, denaro, competenze…
• È proprio questo il momento giusto per iniziare?
• Per riniziare a intraprendere questa attività dovrò rinunciare a svolgerne altre?
• Farsi carico di questa attività è davvero una mia ownership? Mi compete / appartiene?
Una volta che abbiamo deciso di svolgere l’attività e di aprire il ciclo entreremo nella fase di “sviluppo” in cui è fondamentale il controllo e monitoraggio di ciò che stiamo facendo. È utile pertanto chiedersi se:
• la direzione in cui sto andando è quella giusta o sono necessarie correzioni di rotta?
• Ha sempre senso andare avanti con l’attività? il gioco vale sempre la candela?
Non solo l’inizio e lo sviluppo, ma anche la fine del ciclo è una fase che richiede attenzione. Le domande da porsi sono:
• Ho raggiunto il risultatonche mi ero prefissato?
• È giunto il momento di chiudere questo ciclo?
• Cosa ho imparato grazie a questo ciclo?
• Quali altri guadagni ho ottenuto?
• Cosa farò diversamente grazie a questo ciclo?
• Come intendo celebrare la chiusura di questo ciclo?
In particolare potrebbe non essere così facile capire quando porre fine a un ciclo, né concluderlo definitivamente, come ad esempio quando sarebbe opportuno terminare una relazione affettiva, ma siamo restii a farlo. Il Benvenuto e l’Abbondanza sono elementi fondamentali per la chiusura dei cicli.
La gestione dei cicli come modalità di lavoro per obiettivi
Perché lo faccio? Che cosa voglio? Dove voglio arrivare?
Il Goal Setting consiste nella pianificazione degli obiettivi personali, e comprende tanto gli aspetti oggettivi della performance (valori legati alle variabili misurabili), quanto gli aspetti soggettivi, più intimamente connessi alla motivazione e all’impegno (come, ad esempio, le dichiarazioni di intenzione: trovare divertimento, voglia e capacità di concentrazione).
Un strumento utile per il controllo dello stato di salute dei cicli è la “lista dei cicli aperti” attraverso la quale effettuare una fotografia della situazione, monitorare i progressi fatti in base agli obiettivi stabiliti per creare consapevolezza e sensibilizzazione rispetto alle proprie responsabilità e agli obiettivi da raggiungere.
Dall’esame periodico della lista dei cicli aperti potremo prendere le nostre decisioni sulle varie attività in corso, ovvero decidere se:
• Proseguire in prima persona nello sviluppo del ciclo
• Oppure posporlo perché sono sopraggiunte altre priorità e il ciclo non soffre se viene spostato o ritardato.
• Proseguire nello sviluppo del ciclo delegandone a terzi l’attività
• Chiudere definitivamente il ciclo interrompendolo
A seconda del risultato dell’analisi svolta è possibile stabilire un obiettivo rispetto ad alcuni dei cicli individuati e/o alla gestione dei cicli stssi.
La gestione dei cicli come modalità comunicativa
La stessa atività comunicativa che ha luogo durante la sessione di coaching è gestita con le regole dei cicli: apertura, tema, obiettivo, riflessioni chiusura.
In realtà ogni volta che il coach fa una domanda al coachee apre un nuovo ciclo, che toglie un po’ di energia al partner. Per questo è importante porre attenzione ai cicli lasciati aperti e, se non è possibile chiuderli all’interno della sessione occorre comunque riportare il coachee sul tema alla prossima occasione.
Giulio Artom
